Inventário: por onde começar, prazos e custos

Perder alguém da família já é difícil. E, no meio do luto, surge uma palavra que costuma assustar: inventário. A boa notícia é que o procedimento tem etapas claras — e, entendendo por onde começar, boa parte do peso sai das costas. Este guia reúne o que as famílias mais perguntam: os dois caminhos possíveis, os prazos, os documentos, os custos e as situações que complicam.

O que é o inventário — e por que sem ele tudo trava

Inventário é o procedimento que organiza e transfere o patrimônio de quem faleceu para os herdeiros. Ele levanta os bens, apura as dívidas, calcula o imposto e define quem fica com o quê. Só depois dele os bens podem, de fato, ser vendidos, transferidos ou colocados no nome de cada herdeiro.

Sem inventário, a herança fica travada: o imóvel não pode ser vendido nem regularizado, o carro não muda de dono, os valores em banco permanecem bloqueados, as quotas da empresa ficam em situação indefinida. A herança existe — mas ninguém pode dispor dela.

Existe prazo para começar — e ele custa dinheiro

Em regra, o inventário deve ser aberto em até dois meses contados do falecimento. Passado esse prazo, a maioria dos estados aplica multa sobre o imposto da herança — que cresce conforme a demora. As regras exatas variam de estado para estado, e mudam de tempos em tempos; o que não muda é a lógica:

Abrir o inventário cedo custa menos do que deixar o tempo correr — em multa, em juros e em problemas que se acumulam.

Além da multa, a demora cria complicações práticas: herdeiros que falecem no meio do caminho (gerando inventários dentro de inventários), bens que se deterioram, dívidas que crescem, documentos que se perdem.

Judicial ou em cartório: os dois caminhos

• Extrajudicial (em cartório): feito por escritura pública, costuma ser o caminho mais rápido e simples — em situações organizadas, resolve-se em semanas ou poucos meses. Exige, em regra, que todos os herdeiros sejam maiores, capazes e estejam de acordo com a partilha. Mesmo havendo testamento, em determinadas situações e com autorização judicial prévia, o cartório continua possível — é uma análise caso a caso.
• Judicial: corre perante o juiz e é o caminho necessário quando há herdeiro menor de idade ou incapaz, quando não há acordo entre os herdeiros, ou em outras situações específicas. Leva mais tempo — de vários meses a alguns anos, conforme a complexidade e o grau de conflito.

Nos dois caminhos, a participação de advogado é exigida por lei. Quando há consenso, os herdeiros podem inclusive ser assistidos pelo mesmo profissional — o que simplifica e reduz custos.

Na nossa região, os cartórios de notas fazem o inventário extrajudicial normalmente, e o inventário judicial tramita por processo eletrônico — o que permite conduzi-lo independentemente da cidade onde cada herdeiro mora.

Os documentos: o dever de casa que acelera tudo

Cada caso varia, mas o conjunto costuma ser este:

Do falecido e da família

• certidão de óbito;
• documentos pessoais do falecido e dos herdeiros;
• certidão de casamento ou prova da união estável, quando houver;
• testamento, se existir (ou certidão negativa de testamento).

Dos bens

• matrícula atualizada dos imóveis;
• documentos dos veículos;
• extratos de contas, aplicações e previdência;
• contrato social e documentos da empresa, quando houver participação societária;
• notas e comprovantes de outros bens relevantes (máquinas, semoventes, equipamentos).

Das dívidas e tributos

• certidões negativas (ou positivas) de tributos federais, estaduais e municipais;
• comprovantes de financiamentos, empréstimos e outras dívidas.

Organizar essa papelada logo no início é o que mais acelera o procedimento — e é algo que a própria família pode adiantar.

O passo a passo, em linguagem simples

1. Escolha do inventariante — a pessoa que representará o espólio (o conjunto de bens) durante o procedimento.
2. Levantamento do patrimônio — tudo o que existe: bens, valores, direitos e dívidas.
3. Apuração das dívidas — o espólio paga o que deve antes de partilhar o que sobra.
4. Cálculo e recolhimento do ITCMD — o imposto estadual da herança.
5. Partilha — a definição de quem fica com o quê, por acordo ou por decisão judicial.
6. Registro — a escritura ou o formal de partilha é levado ao cartório de registro (imóveis, Detran, banco, junta comercial), e só então cada bem passa oficialmente ao nome de cada herdeiro.

Quanto custa um inventário

Os custos têm quatro componentes principais:

• ITCMD — o imposto estadual sobre heranças. No Rio Grande do Sul as alíquotas são progressivas: quanto maior o patrimônio transmitido, maior o percentual — chegando, hoje, a 6% nas faixas mais altas. Há situações de isenção (patrimônios menores e casos específicos) que valem a pena ser verificadas.
• Custas e emolumentos — do processo, no judicial, ou do cartório, no extrajudicial, geralmente calculados sobre o valor do patrimônio.
• Certidões e avaliações — documentos, certidões e, quando necessário, avaliação de bens.
• Honorários advocatícios — combinados individualmente, conforme a complexidade do caso.

O peso de cada componente varia muito com o tamanho do patrimônio e com o caminho escolhido — por isso o planejamento do início evita surpresas no meio.

O papel do inventariante

O inventariante administra o espólio até o fim da partilha: reúne documentos, presta contas, representa a herança perante bancos, cartórios e o Judiciário, e zela pelos bens — inclusive pagando despesas necessárias (IPTU, condomínio, manutenção) com recursos do próprio espólio. Costuma ser o cônjuge, o companheiro ou um dos herdeiros. É função de responsabilidade: má administração pode gerar dever de indenizar os demais.

As situações que complicam (e como se resolvem)

• Herdeiro menor ou incapaz — o inventário vai para a via judicial, com participação do Ministério Público protegendo o interesse do menor.
• Desacordo entre herdeiros — a partilha passa a ser decidida pelo juiz; o tempo e o custo aumentam. Muitas vezes, uma negociação bem conduzida antes evita anos de litígio.
• Dívidas maiores que o patrimônio — os herdeiros não herdam dívida além do que a herança comporta: responde-se pelos débitos só até o limite dos bens deixados.
• Bens em mais de um estado (ou no exterior) — exigem cuidados adicionais de imposto e de procedimento.
• Imóvel irregular ou sem escritura — pode ser necessário regularizar antes ou durante o inventário (às vezes pelo caminho da usucapião).
• Participação em empresa — quotas e ações pedem avaliação própria e atenção ao contrato social, para a empresa não parar por causa da sucessão.
• Herdeiro que não é localizado ou não colabora — o procedimento segue pela via judicial, com mecanismos próprios para esses casos.

Dá para resolver algo antes de o inventário terminar?

Em situações específicas, sim. O juiz pode autorizar, por alvará, o levantamento de valores ou a venda de um bem para pagar despesas do próprio espólio. E um herdeiro pode negociar a sua parte na herança por meio da cessão de direitos hereditários — com cuidados importantes antes de assinar.

E quando não há bens — ou só há dívidas?

Existe também o inventário negativo: o procedimento que formaliza que a pessoa faleceu sem deixar patrimônio. Parece contraditório, mas tem utilidade prática — comprova a situação perante credores, resolve pendências do cônjuge sobrevivente e encerra formalmente as responsabilidades da família. E vale repetir o que tranquiliza muita gente: dívidas do falecido são pagas apenas com o que a herança comporta; ninguém é obrigado a pagar do próprio bolso o que a herança não cobre.

O inventário que se evita em vida

Boa parte do custo e do desgaste de um inventário pode ser reduzida com testamento e planejamento sucessório: doações em vida com reserva de usufruto, partilha planejada e cláusulas de proteção. Para famílias com patrimônio — inclusive terras e empresas —, organizar a sucessão em vida costuma ser um dos investimentos de melhor retorno.

Perguntas frequentes

Podemos usar o dinheiro da conta do falecido para pagar o funeral e as contas? Não por conta própria: os valores ficam bloqueados até o inventário (ou um alvará) liberar. Despesas de funeral e dívidas urgentes têm tratamento próprio — guarde todos os comprovantes, pois podem ser reembolsados pelo espólio.

Todos os herdeiros precisam contratar advogados diferentes? Não. Havendo consenso, todos podem ser assistidos pelo mesmo advogado. Advogados diferentes fazem sentido quando há interesses em conflito.

Quanto tempo demora? Em cartório, com documentação em ordem e consenso: semanas a poucos meses. Na Justiça: de vários meses a alguns anos, conforme a complexidade e o grau de acordo entre os herdeiros.

Seguro de vida e previdência privada entram no inventário? Em regra, o seguro de vida vai direto aos beneficiários indicados, sem passar pelo inventário. Planos de previdência costumam seguir caminho semelhante, mas a análise depende do tipo de plano e das circunstâncias.

E se ninguém abrir o inventário? A situação só piora: multa sobre o imposto, bens travados e, com o tempo, novos falecimentos que multiplicam herdeiros e custos. Não há vantagem em esperar.

Cada família e cada patrimônio têm particularidades — testamento, empresa, terras, herdeiros em cidades diferentes. Se você precisa abrir um inventário, vale reunir os documentos que tiver e conversar para entender qual caminho é o mais adequado no seu caso.